การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ ดังนั้นควรมีความ เข้าใจเกี่ยวกับลักษณะและประเภทของข้อมูล ตลอดจนวิธีการรวบรวมข้อมูล เพื่อจะได้นำไปประยุกต์ใช้ได้ อย่างถูกต้องและเหมาะสมกับงานของตน หากพิจารณาถึงประเภทของข้อมูลสามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ตามแหล่งที่มาของข้อมูล ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
การประมวลผลข้อมูล หมายถึง วิธีการจัดการกับข้อมูลด้วยการ คำนวณหรือการเปรียบเทียบ เพื่อให้ ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ตรงตามความต้องการ โดยการประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งตาม อุปกรณ์ที่ใช้ได้ 3 ประเภท คือ การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
ยกตัวอย่างการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล เช่น เครื่องคิดเลขในมินิมาร์ทที่เป็นเครื่องทำบัญชี อาชีพนักบัญชีที่ต้องมีการคำนวณเกี่ยวกับเงินซึ่งต้องการความแม่นยำสูงจะมีเครื่องทำบัญชีเข้ามาช่วยทำให้การคำนวณแม่นยำมากขึ้น โดยการทำงานของเครื่องก็จะมีฟังก์ชั่นต่าง ๆ ที่สะดวกต่อการคำนวณตัวเลข
การใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ การจัดการข้อมูลและสารสนเทศมีการนำซอฟต์แวร์ต่าง ๆ มาช่วยในการจัดการข้อมูล โดยมีทั้ง ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการ นำเสนอข้อมูล เพื่อการจัดการข้อมูลและสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลมีให้เลือกใช้งานหลากหลาย และมีความสำคัญในขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลที่มีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก หรือต้องการความรวดเร็ว
สรุปความคิด
การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ ดังนั้นควร มีความเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะและประเภทของข้อมูล ตลอดจนวิธีการรวบรวมข้อมูล เพื่อจะได้นำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมกับงานของตน หากพิจารณาถึงประเภทของข้อมูลสามารถแบ่งได้ เป็น 2 กลุ่มตามแหล่งที่มาของข้อมูล ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
การประมวลผลข้อมูล หมายถึง วิธีการจัดการกับข้อมูลด้วยการ คำนวณหรือการเปรียบเทียบ เพื่อให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ตรงตามความต้องการ โดยการประมวลผลข้อมูลสามารถ แบ่งตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้ 3 ประเภท คือ การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ การประมวลผลข้อมูลด้วย เครื่องจักรกลและการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
การจัดการข้อมูลและสารสนเทศมีการนำซอฟต์แวร์ต่าง ๆ มาช่วยในการจัดการข้อมูล โดยมีทั้ง ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการ นำเสนอข้อมูล เพื่อการจัดการข้อมูลและสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ